Хотелиерство & Ресторантьорство
hotelierite.net

Комуникацията-задължителен елемент за успеха

Комуникацията-задължителен елемент за успеха
Постигането целите на организацията, изисква ефективен обмен на информация. Ако хората не умеят да обменят информация помежду си, те не могат да работят съвместно, както и да формулират цели и заедно да ги постигат. Комуникацията е сложен процес, който се състои от взаимо-свързани етапи. Всеки етап е необходим, за да може нашите мисли правилно да бъдат възприети от друго лице.

Ръководителят осъществява стремежа на всяка организация да достигне до своята цел, да води определена политика, да формулира и организира планове за съгласувани общи действия. От друга страна той помага да се поддържа целостта на организацията и екипите и осигурява по-добра и по-успешна връзка. Лидерът представя организацията пред други групи, когато се водят преговори или се създават партньорства. Той е в състояние и има задачата или функцията да трансформира организацията с цел постигане на по-висока организационна ефективност и адаптация към променящите се условия на средата. За всичко това е необходима много ясна и пълноценна комуникация на всички нива.

В различни посоки

Най-ефективните компании са наясно какво правят, накъде отиват и как да стигнат до там. Те комуникират своето развитие със служителите си и ги въвличат във взимането на решения за важните процеси, цели и стратегия на организацията.

Ще сравним комуникацията с превоз по река. Целта и на транспорта, и на комуникацията е да доставят блага: товара или идеите. И в двата случая могат да се използват разнообразни средства – кораби или съответно електронна поща или директен разговор. Плавателните съдове могат да се движат по различни канали: те могат да се движат по официалните, добре маркирани канали или по канали, които са известни само на местните лоцмани.

 За протичането на ефективната комуникация е необходимо да се съобразяваме с всеки един елемент. Тя изисква ясно определени канали и значителен обем.

Приема се, че всяка организационна структура трябва да осигурява протичането на комуникационния процес най-малко в три посоки: низходяща, възходяща и хоризонтална. По този начин се осигурява информация на служителите за определените цели, а ръководителите разбират за предизвикателствата за постигането им.

Низходящата комуникация протича от по-високо стоящите в йерархията отдели или личности към тези, които стоят по-ниско в йерархията. Когато говорим за йерархия се има предвид обмена на информация между отделите, които взимат решения и контролират тяхното изпълнение и тези, които ги привеждат в изпълнение. Често срещани форми на такава комуникация са инструкциите за работа, заявленията за целите и стратегията на организацията, промяна в приоритетите, изясняване на задачи, усъвършенстване и развитие на способностите на служителите.

Реципрочна на низходящата е възходящата комуникация. При нея информацията протича отдолу нагоре. Форми на такава информация са срещи на екипите, интервюта и проучвания сред служителите.

Хоризонтална е комуникацията между намиращите се в равнопоставено положение, по отношение на йерархията, отдели или хора.

Освен тези три вида обмен на информация, обаче, в организациите протича и процесът на междуличностна комуникация. Тук става въпрос не толкова за отделен вид комуникация, колкото за личностния аспект при протичане на споменатите видове.

Значението на всяка една от посоките на предаване на информация е много голямо за ефективното функциониране на организацията. Комуникационният процес е цялостен само ако всички посочени по-горе направления са налични в достатъчна степен и ако между тях има необходимият баланс. За да определите какво за вашата организация представлява „достатъчна степен”, трябва да имате предвид характеристиките на организационната структура, вида дейности, които организацията изпълнява, и взаимоотношенията в организацията. Естествено, колкото е по-развита структурата и по-сложна дейността, толкова повече усилия трябва да полагате за поддържане нивото на комуникация във всички направления. В определени ситуации може да се налага създаването на специализиран отдел, който да се занимава само с комуникациите. Не по-малко важен е балансът между информационните потоци. Често допускана грешка е преобладаването на низходящата комуникация за сметка на възходящата или хоризонталната. Тоест, оторизираните вместо да взимат решения по-скоро дават инструкции и информират останалите, отколкото предизвикват обсъждане на проблемите и включват повече хора в процеса на формиране на решението. Последствията са слаба мотивация и ниски резултати.

Оценка на ефективността

За да оцените правилно комуникационния процес в организацията трябва да изследвате ефективността на комуникацията, като обърнете внимание на следните въпроси:

Има ли достатъчно информация във всички посоки?
Ефективни ли са съобщенията, които подавате?
Достигат ли до вас мненията на служителите?
Общуват ли в достатъчна степен хората в организацията?
Кой инициира взаимодействията и дали те са еднопосочни или двупосочни?
Съществуват ли конфликти и от какво възникват те?
Могат ли всички служители да проявяват активност и да дават своите идеи?
Дали разбираме посланията по един и същи начин?

Пречките пред комуникацията

Според едно проучване 73% от американските, 63% от английските и 85% от японските ръководители смятат, че комуникацията е главно препятствие по пътя към достигане на ефективно управление в техните компании. Мнозинството ръководители са на мнение, че обменът на информация е една от най-сложните задачи във всяка организация, а неправилните практики в това отношение – един от основните източници за възникване на проблеми в бизнеса.

Добре работещи мениджъри са тези, които са ефективни в комуникациите. Те притежават умението да общуват, както и добре да разбират как средата оказва влияние на обмена на информация.

Ръководителите намират, че е трудно да се осъществяват комуникации със служителите. Освен това те често чувстват, че е трудно да поддържат комуникациите помежду си. Затова ви предлагаме няколко от най-често срещаните фактори, които най-често стават причина за „комуникационни гафове”.

Избирателност на възприятието

Комуникацията зависи в голяма степен от субективното възприемане при интерпретацията на информацията. Служителят, който приема посланието, често възприема само част от него или го разбира по различен начин от комуникатора. Това явление е естествено и се дължи на грешките във възприятието. Хората са склонни да пресяват новата информация, като приемат и запомнят тази част от нея, която потвърждава разбиранията им и особено, която не противоречи на тях. В много засилена форма избирателността на възприятието представлява стереотипизация.

Различия в компетентността

Колкото повече областите на опит и познание съвпадат, толкова по-успешна може да бъде комуникацията. Хората интерпретират едно и също съобщение по различни начини. Колкото по-големи са различията в компетентността на хората, толкова по-трудно е да се постигне ефективна комуникация между тях.

Достоверност на източника на информация

Тук става въпрос не за обективна, а за субективна достоверност. Тоест в каква степен реципиента възприема комуникатора като достоверен и искрен. Изграждането на доверие в организацията е важен фактор за ефективната комуникация.

Филтриране на информацията.

Филтрирането представлява изкривяване на информацията с цел нейното положително възприемане. Това е често явление при възходящата информация. Служителите прикриват неблагоприятната част на ръководителите. Например – „спестяване” на истината или нереални добавки.

Информационно пресищане.

Огромното количество информация, с което работим днес, често води до пренасищане и пропуски при комуникацията.

Методи за положително влияние

Темата за информационното пренасищане е добър повод да спрем до тук с изброяването на факторите за нарушения в комуникацията и да разгледаме някои от методите за подобряване на комуникацията в организацията.

Едно от „магическите” словосъчетания в тази област е обратната връзка. Тя осигурява двупосочност на комуникацията. Чрез нея комуникаторът може да оцени ефекта от своите действия и да предприеме корекции. Двупосочната комуникация е за предпочитане винаги, когато това е възможно.

В същото време е важно да се осъществява регулация на информационния поток. Това означава, че информацията, която достига до вас или до всеки един служител на организацията, трябва да бъде в оптимално количество спрямо задълженията и отговорностите. Структурата на комуникиране трябва да предполага разпределение на информацията по различни отдели, включително отговорностите и задачите по обработка на информационния поток.

Самият обмен на информация в организацията трябва да бъде проследяван. Това означава най-вече измерване на ефекта от комуникацията. Проверява се дали даденото послание е разбрано и интерпретирано вярно с оглед на богатите възможности да е случило точно обратното.

Сподели
В момента разглеждате олекотената мобилна версия на уебсайта. Към пълната версия.
Уебсайт в Alle.bg