Хотелиерство & Ресторантьорство
hotelierite.net

Function meeting - работна среща

Function meeting - работна среща

В съвременните  хотели  много често се провеждат едновременно по няколко различни мероприятия. За  успешното им протичане   е необходимо да се създаде перфектна организация. Почти всички отдели на хотела имат ангажираност  към тях и естествено трябва да бъдат запознати с всички детайли навреме, за да може да планират графиците на персонала,  да разпределят своите ресурси и направят необходимите заявки. 
  • Отдел продажби трябва да убеди клиента и да продаде мероприятието при най-изгодни за хотела условия и да уточни подробностите.
  • Отдел снабдяване трябва да осигури необходимите количества  продукти.
  • F&B  отдела трябва да зареди залата, да  приготви храните в кухнята, да охлади и подреди напитките, да осигури сервиза
  • Хаускипинг  трябва да се погрижи за  чистотата в ангажираните помещения.
  • Техническия отдел подсигурява функционирането на оборудването, ако е необходимо допълнително захранване с електричество, ще нагласи температурите  на климатичните системи, осветлението  и други изисквания на клиента.
  • Фронт офис  ще посрещнат и упътят гостите към залата, където ще се провежда събитието.
  • Отдел Сигурност и охрана  пък трябва да гарантира  безопасното провеждане.

Практика в много хотели по света е веднъж седмично да се провежда Function meeting -  работна среща на ръководителите на отдели и звена с цел запознаване и дискутиране относно предстоящи мероприятия. Удобен ден за провеждането  е например четвъртък. Представителя на отдел продажби подготвя разпечатка на  работните листове за мероприятията за следващата седмица и всеки отдел получава копие от тях. Самата среща започва с представяне на предстоящите мероприятия в хронологичен ред. Присъстващите получават информация от първа ръка относно договорените условия с клиентите, какви са техните изисквания, както  и поетите от хотела ангажименти. Уточняват се менюта, подробности по посрещането на гостите, коментира се оптималните варианти за подреждане на залите, разполага ли хотела с необходимото оборудване за мероприятието и ако не, как то да бъде осигурено. Отделя се внимание на всеки детайл.

След приключването на срещата отговорниците за съответните мероприятия правят допълнения и промени в съответствие с приетите решения. Всеки отдел получава по вътрешната електронна поща копие от финализираните работни листове и свежда информацията до своя персонал.

В отдел F&B например за тази цел се използват седмични табла. Те са разположени на място видно за кухненския  и сервизния персонал. Таблото е разделено на 7 секции- за всеки ден от седмицата. Управителят  разпределя всеки работен лист за мероприятие на таблото за съответния ден. По този начин всички получават информацията навреме само с отпечатването на един екземпляр.

Сподели
В момента разглеждате олекотената мобилна версия на уебсайта. Към пълната версия.
Уебсайт в Alle.bg