В съвременните хотели много често се провеждат едновременно по няколко различни мероприятия. За успешното им протичане е необходимо да се създаде перфектна организация. Почти всички отдели на хотела имат ангажираност към тях и естествено трябва да бъдат запознати с всички детайли навреме, за да може да планират графиците на персонала, да разпределят своите ресурси и направят необходимите заявки.
- Отдел продажби трябва да убеди клиента и да продаде мероприятието при най-изгодни за хотела условия и да уточни подробностите.
- Отдел снабдяване трябва да осигури необходимите количества продукти.
- F&B отдела трябва да зареди залата, да приготви храните в кухнята, да охлади и подреди напитките, да осигури сервиза
- Хаускипинг трябва да се погрижи за чистотата в ангажираните помещения.
- Техническия отдел подсигурява функционирането на оборудването, ако е необходимо допълнително захранване с електричество, ще нагласи температурите на климатичните системи, осветлението и други изисквания на клиента.
- Фронт офис ще посрещнат и упътят гостите към залата, където ще се провежда събитието.
- Отдел Сигурност и охрана пък трябва да гарантира безопасното провеждане.
Практика в много хотели по света е веднъж седмично да се провежда Function meeting - работна среща на ръководителите на отдели и звена с цел запознаване и дискутиране относно предстоящи мероприятия. Удобен ден за провеждането е например четвъртък. Представителя на отдел продажби подготвя разпечатка на работните листове за мероприятията за следващата седмица и всеки отдел получава копие от тях. Самата среща започва с представяне на предстоящите мероприятия в хронологичен ред. Присъстващите получават информация от първа ръка относно договорените условия с клиентите, какви са техните изисквания, както и поетите от хотела ангажименти. Уточняват се менюта, подробности по посрещането на гостите, коментира се оптималните варианти за подреждане на залите, разполага ли хотела с необходимото оборудване за мероприятието и ако не, как то да бъде осигурено. Отделя се внимание на всеки детайл.
След приключването на срещата отговорниците за съответните мероприятия правят допълнения и промени в съответствие с приетите решения. Всеки отдел получава по вътрешната електронна поща копие от финализираните работни листове и свежда информацията до своя персонал.
В отдел F&B например за тази цел се използват седмични табла. Те са разположени на място видно за кухненския и сервизния персонал. Таблото е разделено на 7 секции- за всеки ден от седмицата. Управителят разпределя всеки работен лист за мероприятие на таблото за съответния ден. По този начин всички получават информацията навреме само с отпечатването на един екземпляр.